Savoir vivre spotkania on-line.

Czy potrafimy się jeszcze zachować? Co z tymi zasadami?

Mówi się, że zasady są po to, by je łamać, ale czy na pewno w nowych warunkach doby cyfryzacji  należy odchodzić od zdrowej i przyjaznej etykiety? Czy dobre nawyki, które udało nam się  wykształcić przy okazji biznesowych kontaktów na żywo, warto zastępować nowymi zwyczajami  wynikającymi często z naszego lenistwa, niechlujstwa lub źle pojętej wygody?

Zagadnieniu savoir vivre online przyglądamy się już praktycznie na co dzień. W nowej  rzeczywistości związanej z transformacją trybu pracy jest to temat ważny dla ludzi biznesu, firm,  pracowników, a przy okazji dla dziennikarzy i ośrodków badawczych.

Brands IT przytacza ciekawe, a nawet szokujące wyniki badania przeprowadzonego przez  ClickMeeting.

Okazuje się, że:

• uczestnicy spotkań online odczuwają dotkliwie brak jasnych i powszechnie egzekwowanych zasad etykiety,

• 21% respondentów przyznaje się do udziału w spotkaniu online w ubraniu nieformalnym, a mianowicie w piżamie,

• najbardziej rozprasza respondentów sytuacja, gdy uczestnicy spotkania, którzy nie wypowiadają się w danym momencie, mają włączone mikrofony,

• dla 48% ankietowanych włączona kamera podczas spotkania online jest oznaką szacunku dla jego pozostałych uczestników.

Porozmawiajmy w ciszy, spokoju, w zgodzie z etykietą…

Jak się zachowywać, by spotkanie online przebiegało płynnie, zarówno pod względem  merytorycznym jak i technicznym oraz ze zwracaniem uwagi na elementarny komfort rozmowy.

Nie jest zaskoczeniem, że dźwięki i hałasy otoczenia rozpraszają i utrudniają prowadzenie  konwersacji. Dla aż 66% ankietowanych irytujące są dźwięki z otoczenia rozmówcy, które przedostają się przez  włączony mikrofon, kiedy uczestnik spotkania akurat nie zabiera głosu.

44% narzeka na złe przygotowanie do wystąpień online i np. szukanie już na wizji potrzebnych do  prezentacji materiałów.

23% uznaje za rozpraszające, gdy uczestnik wideo spotkania nie patrzy w kamerę.

Naprawdę nieliczna grupa nie poddaje się niczemu – to raptem 10% badanych, którzy deklarują,  że nic ich nie rozprasza i nie wytrąca z rytmu.

Unikajmy żenady. Nie wszystko nowe znaczy dobre.

Przyjrzyjmy się jeszcze nowym zwyczajom.

Otóż moda na dres wyraźnie zawładnęła wieloma spotkaniami online.

Kiedy 48% badanych przyznaje, że włączona kamera podczas spotkania online jest oznaką  szacunku, co w takim razie z nieformalnym ubiorem, który tak często wybieramy. Aż 53% wybrało  dres, (jest to logiczna kontynuacja 23% ‘występujących’ w piżamach), i może zastanawiać, że tylko  57% zdecydowało się na ubranie eleganckiego stroju, np. koszuli z kołnierzykiem czy marynarki.

Te dane dają do myślenia, a konstruktywne wnioski nasuwają się same. Chcemy pielęgnować  dobre obyczaje i przenosić zachowania ze spotkań tradycyjnie odbywanych na żywo.  Będzie na miejscu zacytować tutaj Dyrektor Zarządzającą ClickMeeting, Dominikę Paciorkowską,  która mówi, że: “wielu uczestników spotkań online chciałoby, żeby udział w nich jak najbardziej  przypominał doświadczenie spotkania na żywo. Dlatego zależy im na włączonej kamerze czy  odpowiednim stroju”. Zwraca uwagę też na “nowe rozwiązania, które pomagają skrócić dystans  między uczestnikami spotkań i pozwolić im na jak najlepsze doświadczenia i interakcje w wirtualnych relacjach”.

Pamiętajmy zatem, by podczas spotkań online:

1. pozdrawiać się – witać i żegnać (75-79% wybiera “cześć”, “dzień dobry” oraz “do widzenia”, a 5- 9% machanie ręką do kamery),

2. zadbać o punktualność (co oznacza w praktyce zalogowanie się do systemu nawet 5 minut  przed zaplanowanym spotkaniem; aż 87% badanych uznaje to za ważne),

3. nie opuszczać spotkania przed końcem bez naprawdę istotnej przyczyny,

4. przedstawiać uczestnikom klarowną agendę, by znali tematy i ilość czasu jaką mają poświęcić,

5. nie prowadzić równolegle innego spotkania czyli np. nie szeptać z kimś w pokoju poza kamerą,

6. zadbać o dobrą techniczną jakość połączenia wideo i audio (duży asortyment wysokiej klasy sprzętu do wideokonferencji jest w naszej ofercie. Wystarczy zapytać naszych konsultantów.

7. uważać na mikrofon i pilnować trybu – zmieniać ‘włączony’ na ‘wyłączony’, aby uniknąć  sprzężeń,

8. mówić nie za szybko, z dbałością o to, by być dobrze słyszalnym i rozumianym,

9. utrzymywać kontakt wzrokowy z uczestnikami czyli patrzeć w obiektyw kamery,

10. ubierać się stosownie – elegancki wygląd jest wciąż postrzegany jako oznaka szacunku dla  pozostałych uczestników meetingu.

Chyba nie są to wymagania nie z tej ziemi, więc pielęgnujmy dobre obyczaje, podtrzymujmy je w  nowych okolicznościach, rozważnie korzystając z cyfryzacji, ale nie ulegając jej w kwestii etykiety i  stosownego zachowania. To część elementarnej kultury, którą staramy się chronić i przekazywać  kolejnym pokoleniom.

Gotowe rozwiązania od Logitech.

Dramatyczne zmiany, jakie zachodzą w sposobie i miejscu pełnienia pracy – oraz wzrost zapotrzebowania na owocną współpracę rozproszonych w różnych miejscach członków zespołu – sprawiają, że wideokonferencje stały się kluczowym punktem dla biznesu. Od ciasnych przestrzeni do częstych zmian stanowisk, od stacji roboczych do pracy w domu – niezależnie od miejsca, zespoły muszą łączyć się poprzez wideokonferencje w celu wspólnej pracy, w dowolnej chwili.

Rozwiązania Logitech wprowadzają możliwości urządzeń wideo do każdego miejsca pracy i nie kosztują majątku. Niezależnie od tego, czy zespół pracuje w biurze, w domu, czy w trybie mieszanym, te narzędzia oferują najlepszą jakość audio i wideo oraz funkcje ułatwiające pracę dzięki zastosowaniu inteligentnego oprogramowania. Zostały też stworzone z myślą o kompatybilności z preferowaną platformą do wideokonferencji.