Każdy przedsiębiorca prowadzący firmę, powinien to wiedzieć – jeśli chcesz zoptymalizować wydajność i koszty druku w swojej organizacji, nie zakładaj, że wystarczy sam zakup urządzeń dobrej klasy.
Bez względu na to, czy to będzie HP, Sharp, Epson czy Xerox, kluczową kwestią jest wybór dostawcy usługi, który będzie odpowiedzialny za jej wdrażanie i opiekę serwisową. Warto wybrać godnego zaufania partnera, bo nie jest to jednorazowy kontakt, ale relacja budowana na miesiące, a nawet lata. To decyzja, która ma Ci zapewnić w przyszłości wygodę i korzyści płynące ze zoptymalizowanych rozwiązań w środowisku druku.
Co to jest ten MPS?
MPS – z ang. Managed Print Services – to najprościej zakres usług związanych z zarządzaniem wydrukami w firmie. Praktycznie koncentruje się na doborze sprzętu do druku z uwzględnieniem profilu działalności konkretnej organizacji. Jesteśmy świadkami ciekawej rynkowej tendencji. Potentaci od urządzeń drukujących nie ograniczają się już do samej produkcji. Rozwiązania optymalizujące zarządzanie drukiem zamiast dodatkiem do sprzętu stają się głównym produktem handlowym, a hardware występuje w roli niezbędnego narzędzia do wdrażania ulepszonego zarządzania w środowisku druku.
Zalety MPS są bardzo przekonujące. W Polsce blisko 70% korporacji korzysta z usług zarządzania drukiem. Sprawa jest jasna – przeniesienie zadań wynikających z zarządzania drukiem na zewnętrznego dostawcę odciąża działy IT. Te mogą się skupić wówczas na innych obowiązkach w dużych przedsiębiorstwach. Z kolei w mniejszych organizacjach, MPS to optymalizacja kosztów, zwiększenie bezpieczeństwa przepływu danych, kontrola ilości wydruków, a w efekcie lepsze zarządzanie budżetem firmowym.
Jak to działa?
Monitoring druku i zarządzanie procesem pozwala nam reagować na czas, choćby w przypadku nagłych usterek i okresowych przeglądów. Przede wszystkim jednak pomaga zapewnić terminowe dostawy materiałów eksploatacyjnych do firm oraz efektywną konserwację sprzętu. Klient może tym sposobem uniknąć niepotrzebnych przestojów w druku, sprawniej zarządzać zużyciem materiałów i ich składowaniem, a w rezultacie lepiej planować swoje wydatki na ten cel.
Mając pełny obraz korzystania przez firmę z drukarek oraz materiałów eksploatacyjnych, możesz pokusić się o wprowadzanie zmian. Dzięki nim poczujesz, że masz wpływ nie tylko na redukcję kosztów, ale i na ochronę środowiska przez ograniczenie ilości zbędnych wydruków. To rzecz niebagatelna.
Etapy wdrażania
Prezentując etapy wdrażania możemy posłużyć się naszym przykładem. Z GMP Solutions proces wdrażania odbywa się w 5 fazach:
1. Audyt zewnętrzny
Pierwszym niezbędnym krokiem jest obiektywne oszacowanie kosztów oraz rozpoznanie zasobów ludzkich w firmie, które korzystają z druku. Większość przedsiębiorców ma świadomość kosztów jakie ponoszą w związku z drukiem. Wiedzą, ile materiałów eksploatacyjnych zużywają w skali miesiąca, kwartału, roku. Mają również pojęcie, które działy generują największy koszt, bo drukują najwięcej. Sporo jednak jest firm, które nie prowadzą takiej ewidencji i najzwyczajniej nie kontrolują wydatków na druk, na materiały i urządzenia. Tym organizacjom / przedsiębiorcom nasza pomoc jest szczególnie potrzebna. Pomagamy przeprowadzić porządną analizę realnych wydatków na druk, a to stanowi niezbędne preludium do późniejszej, następnej w kolejności optymalizacji według zdefiniowanych potrzeb organizacji.
2. Transformacja i optymalizacja
Pora na rozwiązania “szyte na miarę” i transformację infrastruktury druku. W GMP często z powodzeniem i korzyścią dla Klientów proponujemy redukcję dużej ilości urządzeń drukujących i zastąpienie ich sprzętem wielofunkcyjnym. Optymalizacja polega na przyśpieszeniu i poprawieniu efektywności procesów – tak, by druk był szybszy, a wykorzystanie materiałów eksploatacyjnych znacząco lepsze. To oczywiście przekłada się na wymierne oszczędności finansowe dla firmy.
3. Bieżąca analiza i monitoring wdrożonych zmian
Kolejnym etapem jest testowanie i monitoring wprowadzonych zmian. Sprawdzamy na bieżąco, czy wdrożenia generują pożądany skutek, i czy w infrastrukturze druku u Klienta da się zauważyć widoczną poprawę.
Robimy odpowiednie pomiary i wyliczenia, aby otrzymać pełny obraz i ewentualne wskazówki dla dalszych modernizacji i udogodnień. Tu pomoc zaufanego partnera zewnętrznego zdecydowanie się przydaje, bo zwykle w firmach nie ma osób delegowanych do takich zadań, które zarazem posiadałyby odpowiednie kwalifikacje. W monitoringu korzystamy ze specjalnego oprogramowania, które pozwala kontrolować liczbę wydruków i przypisywać polecenia druku do konkretnych użytkowników w firmie.
4. Obsługa bieżąca, serwis i logistyka
Współczesne drukarki i urządzenia wielofunkcyjne zwykle mają fabryczne oprogramowanie z funkcjami służącymi do informowania serwisu np. o kończącym się tonerze czy rozpoznanej usterce. To jest bardzo pomocne. Automatyzacja procesu zamawiania usług serwisowych oraz automatyczne składanie zamówień na materiały eksploatacyjne jest wielkim udogodnieniem na co dzień. Pozwala pracownikom w firmie zająć się innymi istotnymi zadaniami, wymagającymi ich umiejętności oraz uwagi.
Ale znowu i tutaj liczy się, czy mamy dobrego partnera zewnętrznego do realizacji serwisu, czy reaguje wystarczająco szybko na komunikaty serwisowe, i czy ma odpowiednio wypracowaną logistykę do sprawnej obsługi klientów. My w GMT z satysfakcją możemy się tym poszczycić.
5. Długofalowa współpraca z jednym dostawcą
Zawsze ma znaczenie, z kim się pracuje. W dłuższej perspektywie, sprawdzony kontrahent, który miał czas dobrze poznać klienta i potrafi odpowiadać na jego potrzeby, będzie w stanie lepiej dobrać kolejne rozwiązania i dopasować je do indywidulnych potrzeb firmy, którą już jakiś czas obsługuje. Samo życie…
Zasadniczo jako dostawca staramy się stworzyć optymalne środowisko druku przez dobór sprzętu dla Klienta od jednego producenta, tak, by maksymalnie uprościć i zintegrować procesy zarządzania drukiem. Te rozwiązania dopasowujemy do indywidualnych potrzeb, tak, że “szyte na miarę” środowisko druku nie budzi niepokojów i działa zgodnie z planem, pod okiem naszych serwisantów.
Jak widać, hardware i aplikacje to nie wszystko. Wnioski nasuwają się same – do prawidłowego działania systemu zarządzania drukiem i czerpania wymiernych korzyści z MPS potrzebny jest odpowiedzialny partner-dostawca, zaś urządzenia stanowią zaledwie jeden z elementów składowych tej układanki.
Wszystkich zainteresowanych zagadnieniem zapraszamy do kontaktu. W GMP Solutions jesteśmy zawsze do dyspozycji, w gotowości do rozwiązywania różnych kwestii, z którymi trafiają do nas Klienci.
Hardware to nie wszystko. Poznaj sekret optymalizacji druku.
Każdy przedsiębiorca prowadzący firmę, powinien to wiedzieć – jeśli chcesz zoptymalizować wydajność i koszty druku w swojej organizacji, nie zakładaj, że wystarczy sam zakup urządzeń dobrej klasy.
Bez względu na to, czy to będzie HP, Sharp, Epson czy Xerox, kluczową kwestią jest wybór dostawcy usługi, który będzie odpowiedzialny za jej wdrażanie i opiekę serwisową. Warto wybrać godnego zaufania partnera, bo nie jest to jednorazowy kontakt, ale relacja budowana na miesiące, a nawet lata. To decyzja, która ma Ci zapewnić w przyszłości wygodę i korzyści płynące ze zoptymalizowanych rozwiązań w środowisku druku.
Co to jest ten MPS?
MPS – z ang. Managed Print Services – to najprościej zakres usług związanych z zarządzaniem wydrukami w firmie. Praktycznie koncentruje się na doborze sprzętu do druku z uwzględnieniem profilu działalności konkretnej organizacji. Jesteśmy świadkami ciekawej rynkowej tendencji. Potentaci od urządzeń drukujących nie ograniczają się już do samej produkcji. Rozwiązania optymalizujące zarządzanie drukiem zamiast dodatkiem do sprzętu stają się głównym produktem handlowym, a hardware występuje w roli niezbędnego narzędzia do wdrażania ulepszonego zarządzania w środowisku druku.
Zalety MPS są bardzo przekonujące. W Polsce blisko 70% korporacji korzysta z usług zarządzania drukiem. Sprawa jest jasna – przeniesienie zadań wynikających z zarządzania drukiem na zewnętrznego dostawcę odciąża działy IT. Te mogą się skupić wówczas na innych obowiązkach w dużych przedsiębiorstwach. Z kolei w mniejszych organizacjach, MPS to optymalizacja kosztów, zwiększenie bezpieczeństwa przepływu danych, kontrola ilości wydruków, a w efekcie lepsze zarządzanie budżetem firmowym.
Jak to działa?
Monitoring druku i zarządzanie procesem pozwala nam reagować na czas, choćby w przypadku nagłych usterek i okresowych przeglądów. Przede wszystkim jednak pomaga zapewnić terminowe dostawy materiałów eksploatacyjnych do firm oraz efektywną konserwację sprzętu. Klient może tym sposobem uniknąć niepotrzebnych przestojów w druku, sprawniej zarządzać zużyciem materiałów i ich składowaniem, a w rezultacie lepiej planować swoje wydatki na ten cel.
Mając pełny obraz korzystania przez firmę z drukarek oraz materiałów eksploatacyjnych, możesz pokusić się o wprowadzanie zmian. Dzięki nim poczujesz, że masz wpływ nie tylko na redukcję kosztów, ale i na ochronę środowiska przez ograniczenie ilości zbędnych wydruków. To rzecz niebagatelna.
Etapy wdrażania
Prezentując etapy wdrażania możemy posłużyć się naszym przykładem. Z GMP Solutions proces wdrażania odbywa się w 5 fazach:
1. Audyt zewnętrzny
Pierwszym niezbędnym krokiem jest obiektywne oszacowanie kosztów oraz rozpoznanie zasobów ludzkich w firmie, które korzystają z druku. Większość przedsiębiorców ma świadomość kosztów jakie ponoszą w związku z drukiem. Wiedzą, ile materiałów eksploatacyjnych zużywają w skali miesiąca, kwartału, roku. Mają również pojęcie, które działy generują największy koszt, bo drukują najwięcej. Sporo jednak jest firm, które nie prowadzą takiej ewidencji i najzwyczajniej nie kontrolują wydatków na druk, na materiały i urządzenia. Tym organizacjom / przedsiębiorcom nasza pomoc jest szczególnie potrzebna. Pomagamy przeprowadzić porządną analizę realnych wydatków na druk, a to stanowi niezbędne preludium do późniejszej, następnej w kolejności optymalizacji według zdefiniowanych potrzeb organizacji.
2. Transformacja i optymalizacja
Pora na rozwiązania “szyte na miarę” i transformację infrastruktury druku. W GMP często z powodzeniem i korzyścią dla Klientów proponujemy redukcję dużej ilości urządzeń drukujących i zastąpienie ich sprzętem wielofunkcyjnym. Optymalizacja polega na przyśpieszeniu i poprawieniu efektywności procesów – tak, by druk był szybszy, a wykorzystanie materiałów eksploatacyjnych znacząco lepsze. To oczywiście przekłada się na wymierne oszczędności finansowe dla firmy.
3. Bieżąca analiza i monitoring wdrożonych zmian
Kolejnym etapem jest testowanie i monitoring wprowadzonych zmian. Sprawdzamy na bieżąco, czy wdrożenia generują pożądany skutek, i czy w infrastrukturze druku u Klienta da się zauważyć widoczną poprawę.
Robimy odpowiednie pomiary i wyliczenia, aby otrzymać pełny obraz i ewentualne wskazówki dla dalszych modernizacji i udogodnień. Tu pomoc zaufanego partnera zewnętrznego zdecydowanie się przydaje, bo zwykle w firmach nie ma osób delegowanych do takich zadań, które zarazem posiadałyby odpowiednie kwalifikacje. W monitoringu korzystamy ze specjalnego oprogramowania, które pozwala kontrolować liczbę wydruków i przypisywać polecenia druku do konkretnych użytkowników w firmie.
4. Obsługa bieżąca, serwis i logistyka
Współczesne drukarki i urządzenia wielofunkcyjne zwykle mają fabryczne oprogramowanie z funkcjami służącymi do informowania serwisu np. o kończącym się tonerze czy rozpoznanej usterce. To jest bardzo pomocne. Automatyzacja procesu zamawiania usług serwisowych oraz automatyczne składanie zamówień na materiały eksploatacyjne jest wielkim udogodnieniem na co dzień. Pozwala pracownikom w firmie zająć się innymi istotnymi zadaniami, wymagającymi ich umiejętności oraz uwagi.
Ale znowu i tutaj liczy się, czy mamy dobrego partnera zewnętrznego do realizacji serwisu, czy reaguje wystarczająco szybko na komunikaty serwisowe, i czy ma odpowiednio wypracowaną logistykę do sprawnej obsługi klientów. My w GMT z satysfakcją możemy się tym poszczycić.
5. Długofalowa współpraca z jednym dostawcą
Zawsze ma znaczenie, z kim się pracuje. W dłuższej perspektywie, sprawdzony kontrahent, który miał czas dobrze poznać klienta i potrafi odpowiadać na jego potrzeby, będzie w stanie lepiej dobrać kolejne rozwiązania i dopasować je do indywidulnych potrzeb firmy, którą już jakiś czas obsługuje. Samo życie…
Zasadniczo jako dostawca staramy się stworzyć optymalne środowisko druku przez dobór sprzętu dla Klienta od jednego producenta, tak, by maksymalnie uprościć i zintegrować procesy zarządzania drukiem. Te rozwiązania dopasowujemy do indywidualnych potrzeb, tak, że “szyte na miarę” środowisko druku nie budzi niepokojów i działa zgodnie z planem, pod okiem naszych serwisantów.
Jak widać, hardware i aplikacje to nie wszystko. Wnioski nasuwają się same – do prawidłowego działania systemu zarządzania drukiem i czerpania wymiernych korzyści z MPS potrzebny jest odpowiedzialny partner-dostawca, zaś urządzenia stanowią zaledwie jeden z elementów składowych tej układanki.
Wszystkich zainteresowanych zagadnieniem zapraszamy do kontaktu. W GMP Solutions jesteśmy zawsze do dyspozycji, w gotowości do rozwiązywania różnych kwestii, z którymi trafiają do nas Klienci.
Ostatnie wpisy
Najnowsze komentarze
Kategorie
Kalendarz
Archiwa